Órgão : |
Tribunal de Contas dos Municipios do Ceará
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Categoria : |
Projetos Usando Software Livre
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Título do Projeto : |
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
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Objetivos do Projeto : |
Digitalizar peças processuais visando agilizar o acesso ao conteúdo de documentos produzidos pelo TCM-CE e facilitar sua divulgação em meio eletrônico.
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Situação Anterior ao Projeto |
Os pareceres do TCM-CE, sejam técnicos, do ministério público ou resultado de julgamentos compõe os principais motivos de interesse de acompanhamento por parte dos interessados em processos de prestação de contas. Esse interesse se justifica quando da necessidade de apresentar defesa no caso de pareceres desfavoráveis, por exemplo. Para ter acesso a essas informações era necessário o deslocamento do interessado ao TCM-CE ou aguardar notificação pelo correio, para ter acesso ao conteúdo do parecer. A elaboração de pareceres é uma das atividades mais cotidianas do TCM-CE. O aproveitamento de pareceres constitui uma estratégia utilizada para agilizar a produção dos mesmos. No entanto, era necessário que os auditores recordassem dos processos semelhantes, pois não havia como recuperar os processos senão através do número do processo, tipo de processo ou outras informações estruturadas que não possibilitavam a identificação da semelhança.
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Histórico Cronológico do Projeto |
O projeto durou 6 meses desde sua concepção até sua implantação que ocorreu em Jan/2008 e desde então está em pleno funcionamento.
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Estado Atual do Projeto |
Com a implantação do projeto, os pareceres foram digitalizados e disponibilizados pela Internet. Funcionando em conjunto com o serviço de aviso automático de movimentação de processos, em alguns casos é possível aos interessados ter acesso ao conteúdo dos pareceres poucos instantes após sua produção. A digitalização dos documentos permitiu ainda a realização de pesquisas em seu conteúdo usando qualquer combinação de palavras existentes no texto, facilitando e agilizando sobremaneira a localização de pareceres semelhantes, por exemplo.
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Público Alvo do Projeto |
O projeto foi originalmente destinado ao público interno e externo do TCM-CE. Para o público interno o foco foi o pessoal responsável pela elaboração de pareceres. No caso do público externo, foi objetivado atender os gestores municipais e escritórios de advocacia. Não obstante, percebemos com tempo o uso do serviço pela população de um modo geral.
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Benefícios Alcançados pelo Projeto |
Redução da quantidade de cópias em papel do documento. Versão digitalizada dos documentos, imune a ação do tempo. Compartilhamento e acesso rápido ao conteúdo dos documentos. Transparência na divulgação de pareceres via Internet. Redução do tempo de apresentação de defesas por parte dos interessados. Otimização de despesas através da devolução de galpões utilizados para armazenamento de processos e do uso de Software Livre para o desenvolvimento da solução tecnológica.
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Perspectiva Tecnológica |
O gerenciamento eletrônico de documentos(GED) não é um assunto novo e, portanto, já possui diversas soluções disponíveis no mercado. Muitas delas tem seu custo baseado no volume de documentos que será processado, o que muitas vezes se torna a maior dificuldade. O TCM-CE realizou uma análise de quais tecnologias seriam utilizadas e qual o nível de complexidade associada. O projeto foi desenvolvido internamente através do uso integrado de diversas soluções em Software Livre que juntas se transformaram na solução GED do TCM-CE, totalmente via WEB. Para digitalização foi utilizado o próprio aplicativo que acompanha o scanner. Para desenvolvimento foi utilizado o framework Symfony(PHP), para manipulação e conversão de documentos foi utilizada a API do OpenOffice, para indexação e busca foi utilizado o Apache Lucene, para integração de soluções foi utilizado JAVA, o formato de armazenamento utilizado foi o PDF/A, entre outros.
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Visão de Futuro |
O início do uso de digitalização de documentos constituiu um passo de extrema relevância para o TCM-CE enquanto orgão apreciador de contas públicas rumo à quebra do paradigma do uso do documento eletrônico no lugar do documento em papel. O TCM-CE tem firme convicção que está percorrendo o caminho certo e sem volta, onde brevemente serão adotados os processos totalmente eletrônicos. A digitalização completa dos processos apreciados pelo TCM-CE é o próximo passo dessa caminhada.
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Responsável pelo Projeto | Ricardo Batista Rebouças |
Cargo | Diretor de Tecnologia da Informação |
Telefone(s) | 34335181 |
ricardo@tcm.ce.gov.br | |
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